Standard Terms of Engagement
These terms apply to all assignments unless otherwise agreed in writing.
1. Definitions
1.1 "Assignment" means any work commissioned by the Client, as confirmed in writing by Aurex IP Advokat AS, or work otherwise carried out in the Client's interest and on the Client's behalf.
1.2 "Client" or "you" means the party that has instructed Aurex IP Advokat AS. Where no written engagement letter exists, the party giving instructions will be regarded as the Client and will be responsible for all fees and costs incurred.
1.3 "Letter of Engagement" means any written confirmation of an Assignment, including any engagement-specific terms. These Terms form part of every Letter of Engagement.
1.4 "Force Majeure Event" means any event beyond a party's reasonable control that could not reasonably have been foreseen or avoided, including acts of God, war, civil unrest, pandemics, or failures of essential utility services.
2. Scope of Services
2.1 All Assignments are accepted upon written confirmation by Aurex IP Advokat AS. Unless the Client objects in writing immediately upon receipt of these Terms or the Letter of Engagement, the Assignment will be deemed accepted on these Terms.
2.2 Where Aurex IP Advokat AS acts as agent in trademark, patent, design, or other intellectual property matters, the Assignment is continuous in nature. Following registration or filing, the Assignment includes handling renewal notifications, third-party correspondence, legal notices, and similar ongoing matters unless the Client instructs otherwise.
2.3 Estimates of fees or timelines are provided in good faith and for planning purposes only. They are not contractually binding unless expressly stated as fixed in writing.
2.4 The Client is responsible for providing accurate, complete, and timely instructions and documentation. Aurex IP Advokat AS accepts no liability for loss of rights or adverse outcomes resulting from absent, incomplete, inaccurate, or delayed instructions or payments from the Client.
3. Fees
3.1 Fees are charged at the hourly rate set out in the Letter of Engagement, or as otherwise agreed in writing. Time is recorded and billed in units of 15 minutes. The hourly rate applies to all work performed on the Assignment, including correspondence, research, preparation, and travel time where relevant.
3.2 For defined, routine matters (such as trademark or design searches), Aurex IP Advokat AS may offer a fixed fee as specified in the Letter of Engagement or in a separate written quote.
3.3 For court proceedings, a reduced hourly rate as specified in the Letter of Engagement may apply, reflecting the extended time commitment typically involved.
3.4 Fees are reviewed annually, effective 1 January each year. The Client will be informed of any rate adjustments in advance.
3.5 All fees are stated exclusive of VAT. VAT will be added where applicable under Norwegian law.
4. Disbursements and Expenses
4.1 The Client agrees to reimburse Aurex IP Advokat AS for all necessary out-of-pocket expenses incurred in connection with the Assignment. This includes official fees (such as filing, registration, and renewal fees), fees of foreign agents or local counsel, and any other reasonable costs directly attributable to the Assignment.
4.2 Disbursements are passed on at cost, with no mark-up. Expenses incurred in foreign currencies will be invoiced at the exchange rate applicable on the date of payment.
4.3 Where Aurex IP Advokat AS engages foreign agents, local counsel, or other third parties on the Client's behalf, it does so as the Client's representative. The Client is directly responsible for such third parties' fees and costs, whether invoiced through Aurex IP Advokat AS or directly.
5. Invoicing and Payment
5.1 Invoices are issued monthly, covering fees and reimbursable expenses incurred during the calendar month. Payment is due within 14 days of the invoice date, by bank transfer to the account indicated on the invoice, without deduction or set-off.
5.2 Invoices are delivered by email in PDF format as standard. Alternative invoicing formats (such as EHF/PEPPOL or portal upload) must be agreed in writing before the Assignment commences and may be subject to an additional administrative charge.
5.3 In the event of overdue payment, Aurex IP Advokat AS reserves the right to charge statutory interest on the outstanding amount, to suspend work on the Assignment, and/or to retain any documents or files in its possession until full payment has been received.
5.4 If the Client is required by applicable law to withhold or deduct tax from payments to Aurex IP Advokat AS, the invoiced amount shall be grossed up so that Aurex IP Advokat AS receives the full net amount originally invoiced.
5.5 Aurex IP Advokat AS may request an advance payment at the commencement of, or during, an Assignment. Such advance will be applied against the final invoice.
6. Confidentiality
6.1 Aurex IP Advokat AS will treat all non-public information received in connection with an Assignment as strictly confidential. Confidential information will only be disclosed where required by law or regulation, where necessary to defend against a claim, or with the Client's prior written consent.
6.2 The Client acknowledges that Aurex IP Advokat AS is subject to equivalent confidentiality obligations towards its other clients and may not disclose or use information obtained from them, even where such information might be of interest to the Client.
6.3 Unless instructed otherwise in writing, Aurex IP Advokat AS is permitted to reference the Client's name and a general description of the nature of services rendered in its marketing materials, provided the matter is publicly known and no commercially sensitive information is disclosed.
7. Data Protection
7.1 The Client authorises Aurex IP Advokat AS to collect, process, and store personal data about the Client and its representatives as necessary to provide the services, comply with legal obligations, and maintain internal records. Personal data will be handled in accordance with applicable data protection legislation, including the GDPR as implemented in Norwegian law.
7.2 Unless otherwise instructed in writing, Aurex IP Advokat AS is permitted to communicate with the Client, including transmitting invoices and other confidential information, by standard email using the addresses provided by the Client.
8. Conflicts of Interest
8.1 Aurex IP Advokat AS maintains procedures to identify and manage potential conflicts of interest. Where a conflict arises that cannot appropriately be managed, Aurex IP Advokat AS will notify the Client and may need to withdraw from the Assignment.
8.2 Aurex IP Advokat AS may act for parties whose interests may be adverse to the Client's in matters unrelated to the Assignment, provided that applicable professional rules are observed and Client confidentiality is maintained.
9. Anti-Money Laundering
9.1 Aurex IP Advokat AS is subject to Norwegian anti-money laundering legislation and is required to verify the identity of its clients and, where applicable, their beneficial owners. The Client agrees to provide any identification documentation requested promptly. Aurex IP Advokat AS is legally obliged to report suspicions of money laundering to the relevant authorities without notifying the Client and will not be liable for any consequence of doing so.
10. Intellectual Property in Work Product
10.1 All intellectual property rights in deliverables created specifically for the Client in the performance of an Assignment vest in the Client upon full payment of the fees relating to those deliverables.
10.2 Nothing in these Terms restricts Aurex IP Advokat AS's right to draw on general knowledge, skills, and experience acquired in the course of the Assignment in future work for other clients.
11. Limitation of Liability
11.1 Aurex IP Advokat AS's liability is limited to direct losses. Aurex IP Advokat AS is not liable for indirect or consequential losses, including loss of profit, loss of revenue, loss of business opportunity, or loss of goodwill.
11.2 Any opinion given by Aurex IP Advokat AS regarding the likely outcome of an Assignment does not constitute a guarantee of that outcome. Decisions on commercial strategy and risk remain the Client's responsibility.
11.3 Aurex IP Advokat AS accepts no liability for errors, delays, or failures caused by official authorities, foreign agents or counsel, third-party service providers, or events beyond Aurex IP Advokat AS's reasonable control.
11.4 If the Client is ordered to pay another party's legal costs, that obligation rests solely with the Client. If costs awarded in favour of the Client are lower than Aurex IP Advokat AS's fees, the Client remains liable for the difference.
12. Professional Liability Insurance
12.1 Aurex IP Advokat AS maintains professional liability insurance in accordance with the requirements of the Norwegian Bar Association. Details of coverage are available upon request.
13. Termination
13.1 Either party may terminate an Assignment by written notice. The Client remains liable for all fees and expenses incurred up to the date of termination, and for any steps Aurex IP Advokat AS must take to protect the Client's rights following termination.
13.2 Aurex IP Advokat AS may terminate an Assignment with immediate effect if the Client fails to pay an overdue invoice within a reasonable time after notice, fails to provide adequate instructions, or if continued representation would require Aurex IP Advokat AS to act contrary to applicable professional rules or law.
13.3 Aurex IP Advokat AS retains a lien over Client documents and funds in its possession until all outstanding fees and expenses have been paid in full.
14. Force Majeure
14.1 Neither party shall be liable for failure or delay in performing its obligations to the extent caused by a Force Majeure Event. The affected party shall give prompt written notice and use reasonable efforts to mitigate the impact. The obligation to make payments already due is not excused by a Force Majeure Event.
15. Governing Law and Dispute Resolution
15.1 These Terms and any Assignment governed by them are subject to Norwegian law.
15.2 Any dispute arising out of or in connection with an Assignment shall first be referred to mediation. If unresolved, the dispute shall be submitted to the exclusive jurisdiction of the Norwegian courts, with Oslo District Court (Oslo tingrett) as the agreed venue.
16. Complaints
16.1 Any complaint or claim relating to Aurex IP Advokat AS's performance must be raised without undue delay and no later than 60 days after completion of the relevant part of the Assignment. Complaints pertaining to an attorney assignment are subject to the rules of the Norwegian Bar Association (Advokatforeningen).
Standard oppdragsvilkår
Disse vilkårene gjelder for alle oppdrag med mindre annet er skriftlig avtalt.
1. Definisjoner
1.1 «Oppdrag» betyr ethvert arbeid gitt av Klienten, bekreftet skriftlig av Aurex IP Advokat AS, eller arbeid som ellers utføres i Klientens interesse og på Klientens vegne.
1.2 «Klient» eller «du» betyr den parten som har gitt Aurex IP Advokat AS instrukser. Der det ikke foreligger en skriftlig oppdragsbekreftelse, anses den instruksgivende parten som Klient og er ansvarlig for alle honorarer og kostnader.
1.3 «Oppdragsbekreftelse» betyr enhver skriftlig bekreftelse av et Oppdrag, inkludert eventuelle oppdragsspesifikke vilkår. Disse Vilkårene er en del av enhver Oppdragsbekreftelse.
1.4 «Force majeure-hendelse» betyr enhver hendelse utenfor en parts rimelige kontroll som ikke med rimelighet kunne forutses eller unngås, inkludert naturkatastrofer, krig, sivil uro, pandemier eller svikt i samfunnskritisk infrastruktur.
2. Oppdragets omfang
2.1 Alle Oppdrag aksepteres ved skriftlig bekreftelse fra Aurex IP Advokat AS. Med mindre Klienten protesterer skriftlig umiddelbart etter mottak av disse Vilkårene eller Oppdragsbekreftelsen, anses Oppdraget som akseptert på disse Vilkårene.
2.2 Der Aurex IP Advokat AS opptrer som fullmektig i saker om varemerke, patent, design eller andre immaterialrettslige forhold, er Oppdraget av løpende karakter. Etter registrering eller innlevering av søknad inkluderer Oppdraget håndtering av fornyelsesvarslinger, korrespondanse fra tredjeparter, rettslige varsler og lignende løpende forhold, med mindre Klienten instruerer noe annet.
2.3 Estimater for honorarer eller tidsbruk gis i god tro og er kun veiledende. De er ikke bindende med mindre de uttrykkelig er angitt som faste i skriftlig avtale.
2.4 Klienten er ansvarlig for å gi nøyaktige, fullstendige og rettidig instrukser og dokumentasjon. Aurex IP Advokat AS påtar seg ikke ansvar for tap av rettigheter eller negative utfall som skyldes manglende, ufullstendige, uriktige eller forsinkede instrukser eller betalinger fra Klienten.
3. Honorar
3.1 Honorar beregnes etter den timesatsen som fremgår av Oppdragsbekreftelsen, eller som ellers er skriftlig avtalt. Tid registreres og faktureres i enheter på 15 minutter. Timesatsen gjelder for alt arbeid utført på Oppdraget, inkludert korrespondanse, utredning, forberedelse og reisetid der dette er relevant.
3.2 For definerte, rutinepregede oppdrag (som søk etter varemerker eller design) kan Aurex IP Advokat AS tilby fast pris som angitt i Oppdragsbekreftelsen eller i et separat skriftlig tilbud.
3.3 For rettslige prosesser kan en redusert timesats som angitt i Oppdragsbekreftelsen gjelde, noe som gjenspeiler det typisk utvidede tidsforbruket slike oppdrag innebærer.
3.4 Honorarsatsene gjennomgås årlig med virkning fra 1. januar hvert år. Klienten vil bli informert om eventuelle satsendringer i forkant.
3.5 Alle honorarer oppgis eksklusiv merverdiavgift. Merverdiavgift tillegges der dette følger av norsk lov.
4. Utlegg og kostnader
4.1 Klienten forplikter seg til å refundere Aurex IP Advokat AS for alle nødvendige utlegg pådratt i forbindelse med Oppdraget. Dette inkluderer offentlige gebyrer (som innleverings-, registrerings- og fornyelsesgebyrer), honorarer til utenlandske agenter eller lokal rådgiver, og andre rimelige kostnader direkte knyttet til Oppdraget.
4.2 Utlegg videreføres til Klienten til kostpris, uten påslag. Kostnader pådratt i utenlandsk valuta faktureres til gjeldende valutakurs på betalingsdatoen.
4.3 Der Aurex IP Advokat AS engasjerer utenlandske agenter, lokal rådgiver eller andre tredjeparter på Klientens vegne, skjer dette som Klientens representant. Klienten er direkte ansvarlig for slike tredjeparts honorarer og kostnader, uavhengig av om disse faktureres via Aurex IP Advokat AS eller direkte.
5. Fakturering og betaling
5.1 Fakturaer utstedes månedlig og dekker honorarer og refunderbare utlegg pådratt i løpet av kalendermåneden. Betalingsfristen er 14 dager fra fakturadato, ved bankoverføring til det kontonummer som fremgår av fakturaen, uten fradrag eller motregning.
5.2 Fakturaer leveres som standard per e-post i PDF-format. Alternative faktureringsformater (som EHF/PEPPOL eller portallasting) må avtales skriftlig før Oppdraget påbegynnes og kan medføre et tillegg for administrativt merarbeid.
5.3 Ved forsinket betaling forbeholder Aurex IP Advokat AS seg retten til å beregne forsinkelsesrente etter forsinkelsesrenteloven, stanse arbeidet på Oppdraget og/eller holde tilbake dokumenter eller saksmapper inntil fullt oppgjør har funnet sted.
5.4 Dersom Klienten etter gjeldende lov er pålagt å holde tilbake eller trekke skatt fra betalinger til Aurex IP Advokat AS, skal det fakturerte beløpet bruttojusteres slik at Aurex IP Advokat AS mottar det fulle netto beløpet som opprinnelig ble fakturert.
5.5 Aurex IP Advokat AS kan kreve forskuddsbetaling ved oppstart av, eller i løpet av, et Oppdrag. Slikt forskudd vil bli avregnet mot sluttfakturaen.
6. Konfidensialitet
6.1 Aurex IP Advokat AS vil behandle all ikke-offentlig informasjon mottatt i forbindelse med et Oppdrag som strengt konfidensiell. Konfidensiell informasjon vil kun utleveres der dette er påkrevd ved lov eller forskrift, der det er nødvendig for å forsvare seg mot et krav, eller med Klientens forhåndssamtykke.
6.2 Klienten erkjenner at Aurex IP Advokat AS har tilsvarende konfidensialitetsforpliktelser overfor sine øvrige klienter, og at Aurex IP Advokat AS ikke kan utlevere eller benytte informasjon innhentet fra disse, selv om slik informasjon kunne ha vært av interesse for Klienten.
6.3 Med mindre annet er skriftlig instruert, kan Aurex IP Advokat AS referere til Klientens navn og en generell beskrivelse av de utførte tjenestene i sin markedsføring, forutsatt at forholdet er offentlig kjent og ingen forretningsmessig sensitiv informasjon avdekkes.
7. Personvern
7.1 Klienten gir Aurex IP Advokat AS tillatelse til å innhente, behandle og lagre personopplysninger om Klienten og dennes representanter i den utstrekning dette er nødvendig for å levere tjenestene, overholde rettslige forpliktelser og vedlikeholde interne registre. Personopplysninger behandles i samsvar med gjeldende personvernlovgivning, herunder GDPR slik den er gjennomført i norsk rett.
7.2 Med mindre annet er skriftlig instruert, kan Aurex IP Advokat AS kommunisere med Klienten, herunder oversende fakturaer og annen konfidensiell informasjon, via ordinær e-post til de adressene Klienten har oppgitt.
8. Interessekonflikter
8.1 Aurex IP Advokat AS har rutiner for å identifisere og håndtere potensielle interessekonflikter. Der en konflikt oppstår som ikke kan håndteres på forsvarlig måte, vil Aurex IP Advokat AS informere Klienten og kan være nødt til å trekke seg fra Oppdraget.
8.2 Aurex IP Advokat AS kan representere parter med motstridende interesser til Klientens i saker som er urelaterte til Oppdraget, forutsatt at gjeldende advokatetiske regler overholdes og Klientens konfidensialitet ivaretas.
9. Hvitvasking
9.1 Aurex IP Advokat AS er underlagt norsk hvitvaskingslovgivning og er pålagt å verifisere identiteten til sine klienter og, der det er relevant, deres reelle rettighetshavere. Klienten forplikter seg til å fremlegge etterspurt legitimasjon uten ugrunnet opphold. Aurex IP Advokat AS er rettslig forpliktet til å melde mistanke om hvitvasking til rette myndigheter uten å varsle Klienten, og er ikke ansvarlig for eventuelle konsekvenser av en slik meldeplikt.
10. Immaterialrettigheter i leveranser
10.1 Alle immaterialrettigheter i leveranser utarbeidet spesifikt for Klienten i forbindelse med et Oppdrag tilfaller Klienten ved full betaling av de tilhørende honorarene.
10.2 Ingenting i disse Vilkårene begrenser Aurex IP Advokat AS sin rett til å anvende generell kunnskap, ferdigheter og erfaring tilegnet i løpet av Oppdraget i fremtidig arbeid for andre klienter.
11. Ansvarsbegrensning
11.1 Aurex IP Advokat AS sitt ansvar er begrenset til direkte tap. Aurex IP Advokat AS er ikke ansvarlig for indirekte tap eller følgetap, herunder tap av fortjeneste, inntekt, forretningsmuligheter eller omdømme.
11.2 Enhver vurdering fra Aurex IP Advokat AS om sannsynlig utfall av et Oppdrag utgjør ikke en garanti for det aktuelle utfallet. Ansvaret for kommersielle beslutninger og risikostyring påhviler Klienten.
11.3 Aurex IP Advokat AS påtar seg ikke ansvar for feil, forsinkelser eller svikt forårsaket av offentlige myndigheter, utenlandske agenter eller rådgivere, tredjepartsleverandører eller hendelser utenfor Aurex IP Advokat AS sin rimelige kontroll.
11.4 Dersom Klienten pålegges å dekke motpartens saksomkostninger, er dette utelukkende Klientens ansvar. Dersom tilkjente saksomkostninger er lavere enn Aurex IP Advokat AS sine honorarer, er Klienten ansvarlig for differansen.
12. Ansvarsforsikring
12.1 Aurex IP Advokat AS opprettholder ansvarsforsikring i samsvar med Advokatforeningens krav. Nærmere opplysninger om forsikringsdekning gis på forespørsel.
13. Avslutning av oppdrag
13.1 Begge parter kan avslutte et Oppdrag ved skriftlig varsel. Klienten er ansvarlig for alle honorarer og kostnader pådratt frem til avslutningsdatoen, samt for nødvendige tiltak Aurex IP Advokat AS må iverksette for å ivareta Klientens rettigheter etter opphør.
13.2 Aurex IP Advokat AS kan avslutte et Oppdrag med umiddelbar virkning dersom Klienten ikke betaler en forfalt faktura innen rimelig tid etter varsel, unnlater å gi tilstrekkelige instrukser, eller dersom videre representasjon vil kreve at Aurex IP Advokat AS handler i strid med gjeldende advokatetiske regler eller lov.
13.3 Aurex IP Advokat AS har tilbakeholdsrett i Klientens dokumenter og midler i sin besittelse inntil alle utestående honorarer og kostnader er fullt ut betalt.
14. Force majeure
14.1 Ingen av partene er ansvarlige for manglende eller forsinket oppfyllelse av sine forpliktelser i den grad dette skyldes en force majeure-hendelse. Den berørte parten skal gi skriftlig varsel uten ugrunnet opphold og gjøre rimelige anstrengelser for å begrense virkningen. Plikten til å betale allerede forfalte beløp berøres ikke av en force majeure-hendelse.
15. Lovvalg og tvisteløsning
15.1 Disse Vilkårene og ethvert Oppdrag underlagt dem er underlagt norsk rett.
15.2 Enhver tvist som oppstår i forbindelse med et Oppdrag skal først søkes løst ved mekling. Dersom tvisten ikke løses ved mekling, skal den bringes inn for norske domstoler, med Oslo tingrett som avtalt verneting.
16. Klager
16.1 Enhver klage eller reklamasjon knyttet til Aurex IP Advokat AS sin utførelse av et Oppdrag må fremsettes uten ugrunnet opphold og senest 60 dager etter at den aktuelle delen av Oppdraget er avsluttet. Klager knyttet til advokatoppdrag er underlagt Advokatforeningens regler.
